Y Tŵr Ifori

Nid yw’n syndod nad yw mwyafrif llethol y gweithwyr yn gwybod beth y mae Adnoddau Dynol (AD) yn ‘ei wneud’. I lawer, yr unig adeg maent yn gweld AD yw pan maent yn dechrau, pan fo rhywbeth yn mynd o’i le, a phan maent yn gadael. 

Ystyrir AD yn aml fel ‘tŵr ifori’, ar wahân i realiti’r gweithlu yn y maes. Ni allai’r syniad hwn fod ymhellach o’r gwirionedd – os oes pobl dan sylw, yna mae AD yn rhan o’r broses. Felly, beth sy’n mynd ymlaen y tu ôl i’r drysau?

Agor y Drysau

Os ydych chi angen brawddeg gwmpasog i ddisgrifio AD, yna gellid dweud ‘delio gyda chylch bywyd cyfan gweithiwr, o’r cyfnod cyn recriwtio i’r cyfnod ar ôl terfynu’. Ond nid yw hyn yn disgrifio hanfod yr hyn y mae AD yn ei wneud. Bydd rhannu swyddogaethau AD yn rhai ‘gweithredol’ a rhai ‘strategol’ yn rhoi mwy o syniad i chi, ond fel y gwelwn yn nes ymlaen, nid yw hyn ‘chwaith yn cydnabod effaith ehangach rheolaeth AD effeithiol a modern. 

AD gweithredol neu ‘weithrediadol’

Mae hyn yn cyfeirio at y prosesau gweinyddol a gweithredol – tasgau o ddydd i ddydd sydd angen eu cyflawni i ddiwallu anghenion gweithwyr a chynnal swyddogaethau. Mae AD gweithrediadol yn gweithredu’r amcanion sy’n caniatáu i’ch cyfundrefn gyflawni ei amcanion hirdymor. Gall y prosesau hyn gynnwys:

  • Amddiffyn: sicrhau bod eich cyfundrefn yn aros o fewn ffiniau cyfraith cyflogaeth ac arferion gorau;
  • Caffael:  cynllunio, recriwtio, dethol a chyflwyno;
  • Datblygu:  hyfforddiant, hyfforddi, cynllunio gyrfa a rheoli perfformiad;
  • Budd-daliadau ac iawndal: penderfynu ar gyflog, gweinyddu cyflogau a budd-daliadau gweithwyr;
  • Cynnal a chadw: cynnal data-basau, paratoi contractau, darparu’r fframwaith ar gyfer polisi a gweithdrefnau a’r pecynnau i drosi’r polisïau hynny yn weithredu, gan gynnal a gwella amodau gwaith, cadw staff, cyfathrebu â gweithwyr, cysylltu â gweithwyr a dadansoddi ac adrodd;
  • Cysylltiadau gweithwyr: er enghraifft, gwaith achos unigol megis disgyblu, cwynion a galluogrwydd.

AD strategol neu ‘weddnewidiol’

Mae hyn yn golygu pennu amcanion hirdymor trwy gyflawni strategaeth a newid. Mae’n golygu edrych ar y darlun mwy o ran anghenion eich busnes a thwf eich cyfundrefn fel y mae’n ymwneud â’ch gweithwyr. Er enghraifft, gallai gynnwys gweithio i arolygu a datblygu arbenigrwydd gweithiwr a datblygu rhaglenni er mwyn cynyddu cynhyrchiant gweithiwr neu gallai gynnwys opsiynau ailstrwythuro. Nod AD strategol yw cael enillion ar eich buddsoddiad a helpu i gadw eich cyfundrefn yn gystadleuol ac yn datblygu.

Nid oes llinell glir bob amser rhwng gweithredol a strategol. Er enghraifft, gallai hyfforddiant ddod o fewn y categori gweithredol ond mae bwriad strategol iddo. Mae AD gweithredol a strategol yn plethu a bydd swyddogaeth weithredol aneffeithiol yn llesteirio’r swyddogaeth strategol, ac i’r gwrthwyneb.  Mewn byd delfrydol, dylai AD gweithredol weithio yn y cefndir tra dod AD strategol yn symud eich busnes ymlaen. Fodd bynnag, mewn gwirionedd yn y rhan fwyaf o achosion, mae materion gweithredol yn medru mynd yn oruchaf, yn enwedig pan fo rhywbeth yn mynd o’i le. Gall hyn fod oherwydd systemau a phrosesau aneffeithiol neu ddiffyg adnoddau (gwybodaeth, ariannol neu ddynol), ond pan aiff rhywbeth o’i le, mae’n galw am eich sylw a’ch amser ar unwaith. Ymhellach, mae’r materion hyn yn llywodraethu nes cânt eu datrys. Yn yr un modd, mae amcanion strategol nad ydynt wedi eu gweithio allan yn iawn neu nad ydynt yn cyd-fynd ag amcanion eich cyfundrefn yn llesteirio swyddogaethau gweithredol ymarferol beunyddiol.

Y Gymuned Ehangach

Mae gan AD modern, yn weithredol ac yn strategol, rôl bwysig i’w chwarae o ran llwyddiant eich busnes. Mae’n cael effaith ar sut mae’r gymuned leol, y gymuned ehangach a sector eich diwydiant yn gweld eich cyfundrefn. Ar wahân i’r amlwg, bod AD yn gweithio i gadw eich busnes o fewn y ffiniau cyfreithiol a’r tu allan i dribiwnlys cyflogaeth, mae angen hefyd ystyried eich enw da.

Mae eich enw da yn elfen hanfodol os yw eich busnes i aros yn gystadleuol a llwyddiannus. Mae eich enw fel cyflogwr yn effeithio eich enw da fel busnes. Mae hyn yn cychwyn yn gynnar yn y broses recriwtio ac yn parhau ar ôl i’r berthynas waith ddod i ben. O sut rydych chi yn ymateb (neu ddim yn ymateb!) i ddarparwyr weithwyr i sut mae eich gweithwyr yn teimlo amdanoch chi fel cyflogwr. Bydd gan y rhan fwyaf ohonoch gymalau contract neu bolisïau i amddiffyn eich hun rhag niwed i’ch enw da tra bod y person yn cael ei gyflogi gennych (neu am gyfnod byr ar ôl iddynt adael). Ond beth am ymgeiswyr posibl nad ydynt wedi clywed  gennych ar ôl gwneud cais am swydd (neu, yn waeth, rhai a gyfwelwyd ac na fu i chi gysylltu â nhw wedyn), yn defnyddio cyfryngau cymdeithasol i leisio barn? Mae’r wybodaeth hon allan yn y parth cyhoeddus i bawb, gan gynnwys eich cleientiaid a’ch cystadleuwyr, ei darllen. Yn yr un modd, mae amrywiol wefannau lle gall cyn-weithwyr roddi eu barn am gyn-gyflogwyr a thra nad oes sylwedd i rai sylwadau, mae mwd yn glynu, a mwd sy’n cael ei daflu gan gyn-weithwyr anfodlon yw hwn. Mae llawer o bethau a all fod wedi arwain at hyn, megis diffyg sgiliau rheoli, cyfathrebu aneffeithiol, systemau gwaith anfoddhaol neu ddiwylliant neu ethos annifyr yn y cwmni. Tra nad yw AD yn medru datrys popeth, mae yn gweithio tuag at liniaru pethau fel hyn.

Nid yw busnesau bellach yn ystyried AD fel rhywbeth cwbl weithredol a swyddogaeth ystafell gefn yn unig. Mae cyfundrefnau modern sy’n meddwl am y dyfodol yn gwybod bod rheolaeth AD effeithiol yn agor drysau’r tŵr ifori ac yn mentro i’r gymuned ehangach – gan amddiffyn a thyfu busnesau.